【時間効率化】Slackの予約送信機能で定時退社を実現！スレッド内での予約方法も

リモートワークにかかせないコミュニケーションツールのSlack。

この記事を読んでくださってるあなたはSlackの使い方に悩んでいませんか？

特に、メッセージの送信タイミングについて頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。

「重要な連絡を送信し忘れてしまった…」
「相手が不在の時間帯に送ってしまった…」
「タイムリーに返信ができない…」

こんな経験、ありませんか？でも大丈夫です。

実はSlackには、メッセージの「予約送信」機能があるんです！この機能を使えば、送信忘れや相手の都合を考えたタイミングでの配信が可能になります。

それでは、Slackの予約送信機能を徹底的に理解して、業務効率化とワークライフバランスの改善を目指しましょう！

Slackで予約送信ができるって知ってた？

Slackには、メッセージの予約送信機能があるのをご存知ですか？この機能を使えば、後から送信したいメッセージを予め設定しておくことができるんです。

Slackの予約送信機能

予約送信機能は、メッセージを作成した時点ではすぐに送信せず、指定した日時に自動的に送信されるようスケジュールを設定できる機能です。つまり、「後で送信したい」というメッセージを予約しておけるわけですね。

チャンネルでの予約送信方法

チャンネルでメッセージを予約送信するには、以下の手順を踏みます。

1. 送信したいチャンネルを開き、メッセージを入力

2. 送信ボタンの右側にある下向き矢印をクリック

3. 「カスタム時間」を選択し、予約送信したい日時を指定

4.　予約送信したい日時を入力

5. 「送信日時を設定する」をクリック

6. メッセージは、⚪︎日の⚪︎時に送信されます、と記載されていたらOKです。

これで、指定した日時にメッセージが自動的に送信されるようになります。

予約送信のメリット

予約送信機能を活用することで、以下のようなメリットがあります。

タイムリーな情報共有が可能

  – 例えば、会議の議事録を会議終了後の適切なタイミングで共有できる

送信し忘れを防止できる

  – 重要な連絡事項を予約送信しておけば、うっかり忘れてしまう心配がない

受信者の都合に合わせた配信ができる

  – 相手の勤務時間外や休暇中に送信しても、適切なタイミングで読んでもらえる

このように、予約送信機能を使いこなすことで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。ただし、使い方には注意点もあるので、続けて解説していきますね。

実はスレッドでも予約送信ができるように！

Slackの予約送信機能は、今まではスレッド内では使用できませんでした。

しかし、ついにスレッド内での予約送信が可能になりました・・！

Slackのスレッドでのコミュニケーションがさらに便利になりましたね。これにより、スレッドでの返信忘れや、適切なタイミングでの返信に悩むことが減るでしょう。

スレッドでの予約送信方法

スレッドでメッセージを予約送信する手順は、チャンネルの場合とほぼ同じです。

1. 予約送信したいスレッドを開き、返信メッセージを入力

2. 送信ボタンの右側にある下向き矢印をクリック

3. 「カスタム時間」を選択し、予約送信したい日時を指定

4.　予約送信したい日時を入力

5. 「送信日時を設定する」をクリック

6. メッセージは、⚪︎日の⚪︎時に送信されます、と記載されていたらOKです。

これで、指定した日時にスレッドへの返信が自動的に送信されます。

スレッドでの予約送信のメリット

スレッドで予約送信を活用することで、以下のようなメリットがあります。

適切なタイミングでの返信が可能

  – スレッドの流れを考慮し、最適なタイミングで返信できる

見落とし防止につながる

  – 重要なスレッドの返信を予約送信しておけば、うっかり見落とすリスクが減る

スレッドの整理整頓に役立つ

  – 予約送信を活用することで、スレッドが混み合うことを防げる

特に、複数の人が関わるスレッドや、長期的に続くスレッドでは、予約送信機能が大きな力を発揮するはずです。ぜひ積極的に活用してみてください。

予約送信で定時退社を実現！効率化の具体例

Slackの予約送信機能を活用することで、業務の効率化を図り、定時退社を実現できるんです。以下に、具体的な活用例をご紹介します。

退勤後の連絡を予約送信で翌朝に配信

退勤間際に重要な連絡事項が発生した場合、予約送信を使えば、翌朝のオフィス到着時間に合わせて配信できます。これにより、自分は定時で退社しつつ、相手にも適切なタイミングで情報を伝えられるわけです。

時差のある相手とのコミュニケーションを円滑化

海外オフィスとのやり取りや、フレックス制で働く同僚とのコミュニケーションに予約送信が役立ちます。相手の就業時間に合わせてメッセージを配信できるので、リアルタイムでのやり取りが難しい場合でもスムーズに連携できるでしょう。

会議前のリマインダーを予約送信で事前共有

会議の開始時間に合わせて、議題や資料のリマインダーを予約送信しておくのも効果的です。参加者全員が事前に情報を確認できるので、会議をスムーズに進行できます。これにより、会議時間の短縮化と生産性の向上が期待できるでしょう。

定時退社を実現し、ワークライフバランスを改善

予約送信を活用して業務を効率化することで、定時退社が実現しやすくなります。プライベートな時間を確保できれば、仕事のモチベーションアップにもつながるはず。メリハリのある働き方で、ワークライフバランスの改善を目指しましょう。

予約送信の注意点とデメリット

Slackの予約送信機能は便利な反面、いくつか注意点やデメリットもあります。

予約送信し過ぎると重要度が下がる可能性

予約送信を多用しすぎると、メッセージの重要度が下がってしまう恐れがあります。「後で読めばいいや」と思われてしまっては、本末転倒です。予約送信は適度な頻度で使うようにしましょう。

緊急事態への対応が遅れる恐れ

予約送信に頼りすぎていると、緊急事態が発生した際の対応が遅れてしまうかもしれません。突発的な問題にはリアルタイムでの対応が必要なので、状況に応じて柔軟に使い分けることが大切です。

予約送信に頼り過ぎず、柔軟なコミュニケーションも大切

コミュニケーションを円滑に行うには、予約送信だけでなく、状況に応じた柔軟な対応も必要不可欠です。相手の反応を見ながら、リアルタイムでのやり取りも大切にしていきましょう。

予約送信の注意点を理解した上で、うまく活用していくことが重要ですね。

まとめ

Slackの予約送信機能、特にスレッドでの予約送信は、効率的なコミュニケーションを実現するための強力なツールです。チャンネルでの予約送信だけでなく、スレッドでも予約送信を活用することで、適切なタイミングでの情報共有が可能になります。

予約送信を賢く使いこなすことで、業務の効率化を図り、定時退社を目指せるでしょう。プライベートな時間を大切にしながら、メリハリのある働き方を実現するためにも、ぜひSlackの予約送信機能を活用してみてください。

ただし、予約送信の注意点も忘れずに。過度な予約送信は逆効果になる可能性があるので、適度な頻度で使うことが大切です。また、緊急事態への対応が遅れないよう、状況に応じて柔軟にコミュニケーション方法を選ぶことも必要ですね。

Slackの予約送信機能を上手に活用し、効率的でストレスフリーなコミュニケーションを目指しましょう。

定時退社を実現し、充実したワークライフバランスを手に入れるために、今日から予約送信を試してみてはいかがでしょうか。

Slackをうまく活用して、楽しくコミュニケーションスキルを磨いていきましょう！